Google Docs puede parecer una versión simplificada de una suite ofimática tipo Microsoft Office u OpenOffice, pero sus ventajas principales radican en que todo el trabajo se almacena en sus servidores y podemos acceder a él desde cualquier lugar con conexión, y que todos los documentos se pueden compartir mediante la opción dispuesta a tal efecto.Cuando queremos compartir un documento, Google Docs envía un enlace y, dependiendo de a quién hayamos marcado como "Lector" y a quién como "Colaborador", podrá ser editado o solo visualizado. Las modificaciones del documento se reflejan inmediatamente, y mientras alguien trabaje en él aparecerá un pequeño aviso en la parte inferior de la pantalla que evita que sea modificado mientras otro usuario también accede a él; de todas formas, es posible recuperar versiones antiguas a través de un historial de revisiones.
Con este sistema de trabajo sólo existe un documento activo, lo que evita el continuo envío de adjuntos con cambios o sugerencias y posibles confusiones sobre cuál es el más nuevo.
Como desventajas habría que remarcar la necesidad de conexión a Internet, las limitaciones propias de la herramienta en función del tipo de documento (textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas), la pérdida (asumida) de intimidad en los documentos compartidos y la necesidad del uso de una contraseña lo suficientemente segura.
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